RPA (robotic process automation), Türkçe ifadesiyle robotik süreç otomasyonu, farklı sektörlerde yaygın olarak kullanılan bir teknoloji. Firmalar RPA araçları ile tekrar eden görevlerini daha hızlı, efektif ve tasarruflu şekilde yönetebiliyor.
Robotik süreç otomasyonundan nasıl faydalanabileceğinizi keşfetmeden önce RPA nedir ve nasıl çalışır, inceleyelim.
Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) Nedir, Nasıl Çalışır?
Doğru kurgulanmış bir robotik süreç otomasyonu altyapısı rutin ve kurala bağlı işlemlerin otomatik şekilde yönetilmesini sağlıyor. RPA teknolojileri manuel işlemleri taklit edebilir, tekrar eden görevleri otomatik olarak, hızlı ve hatasız şekilde uygulayabiliyor.
RPA araçları aynı zamanda kullandığınız sistem ve uygulamalar arasında gezinebiliyor. Halihazırda kullandığınız sistemlerle entegre çalışarak bu sistemler üzerinden işlem oluşturabiliyor ve sistemler arası veri alışverişi sağlayabiliyor. Robotik süreç otomasyonu sistemleri tüm bu işlemleri belirlediğiniz kurallar çerçevesinde yürütebiliyor.
Özetle RPA araçları süreç otomasyonu altyapınız için tanımladığınız iş akışlarınızı yönetir, sistemler arası veri alışverişini otomatize eder. Verileri merkezi sisteminize kolaylıkla işlemenize olanak tanır. Sürükle-bırak arayüzleri ile süreçlerinizi görsel olarak haritalandırmanızı kolaylaştırır.
RPA yazılımları, yapay zekaya entegre edildiğinde daha karmaşık görevleri de üstlenebiliyor. Birden fazla değişkene bağlı senaryolarda kompleks görevleri yerine getirebilir hale geliyor. Böylece işletmelerdeki verimliliğin artmasına olanak sağlıyor.
Peki etkin bir robotik süreç otomasyonu altyapısı kurmak için hangi adımları izlemelisiniz?
RPA Altyapısı Nasıl Oluşturulur?
Doğru çalışan, verimli bir robotik süreç otomasyonu altyapısı kurgularken belirli adımları takip etmek gerekiyor.
İlk adım otomasyon yapısını kurmanın amaçlarını ve hedeflediğiniz sonuçları belirlemek. Bu altyapıyı kurmak için kullanacağınız kaynakların ve beklediğiniz kazanımların detaylandırılması gerekiyor.
Örneğin RPA altyapısı yatırımının en öncelikli amacı operasyonel verimliliği arttırmak olabilir. Bu durumda operasyonel verimliliğin en zayıf olduğu departmanlar ve süreçler önceliklendirilmeli.
Başka bir senaryoda temel hedef yüksek riskli ve yüksek maliyetli operasyonlar yürüten bir ekibin süreçlerinde hata oranını azaltmak olabilir. Bu durumda RPA altyapısını kurgularken uygulayacağınız strateji bu ekipleri önceliklendirmek olmalı.
Daha sonra kullanabileceğiniz RPA teknolojilerinin kapasitelerini değerlendirmek gerekiyor. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak hangi çözümlerin sizin için daha uygun olduğuna karar vermelisiniz.
Genellikle çözüm sağlayıcılar robotik otomasyon mimarisinin kurgulanması boyunca danışmanlık hizmeti sağlıyor. Çalışanlar ve ekipler arası koordinasyon sağlanıyor, otomatikleştirilecek süreçlerin dijital ortama doğru şekilde aktarıldığından emin olunuyor.
Süreçler otomasyon altyapısına aktarıldıktan ve testler tamamlandıktan sonra ekiplere yalnızca otomatize edilen süreçlerin takibini ve denetimini yapmak kalıyor. Ekipler hatalar ve olası iyileştirme geri bildirimlerini çözüm sağlayıcısına düzenli olarak iletiyor.
Peki işletmeler neden robotik süreç otomasyonuna ihtiyaç duyuyor? RPA işletmelere ne gibi avantajlar sunuyor?
Robotik Süreç Otomasyonu Ne Tür Avantajlar Sağlar?
Robotik süreç otomasyonu işletmelerin maliyetten ve kaynak kullanımından hatırı sayılır ölçüde tasarruf etmelerini sağlıyor. Sağladığı birçok kolaylıkla işletmelerin çalışma verimliliğini önemli ölçüde arttırıyor.
- Verimlilik Artışı
RPA gibi sistemlerinin en önemli özelliği, tekrar eden rutin işleri otomatikleştirmek. Bu, hem zaman ve kaynak tasarrufu sağlıyor, hem de çalışanların yaratıcılığını kullanabileceği işlere zaman yaratmasına olanak tanıyor.
- Maliyet Tasarrufu
Otomasyon araçları insan işgücüne olan bağımlılığı azaltıyor. Bu da operasyonel maliyetlerin azalmasına yarıyor.
- Hata Oranlarının Azalması
Süreçler otomatik yürüdüğü için insan kaynaklı hatalar minimuma iniyor. Süreçlerin tutarlılığı ve güvenilirliği iyileşiyor. Böylece kalite standartlarına uyumluluk için gerekli şartların kontrolü kolaylaşıyor. Kullanıcıların %73’ü RPA’nın en büyük avantajını hata oranlarının azalması olarak görüyor.
- 7/24 İşlem Sürekliliğinin Sağlanması
RPA, arka planda da işleyebildiği için 7/24 çalışabiliyor, işlem sürekliliği sağlıyor.
- Yasal Gerekliliklere Uyumluluk
Süreçleri standartlaştırmaya yardımcı olduğu için yasal gerekliliklere uyumluluk alanında kolaylık sağlıyor. Denetim süreçlerini ve yeni gerekliliklere adaptasyon süreçlerini kolaylaştırıyor.
- Müşteri Memnuniyetinde İyileşme
Süreçler daha hızlı ve hatasız yürüdüğü için hizmet kalitesi artıyor, bu durum müşteri memnuniyetine olumlu anlamda yansıyor.
- Etkin Veri Analizi
Sistemler arası veri alışverişi tutarlı ve sorunsuz şekilde işlediği için veri veri kalitesi artıyor. Güvenilir ve güncel veriye erişim analizlerin kalitesini ve etkisini arttırıyor.
- Sistemler Arası Entegrasyon ve Ölçeklendirilebilirlik
Mevcut sistemler arası entegrasyonu sağlayarak tüm işlemleri standart bir çerçevede yönetiyor. Böylece iş yükünün boyutu fark etmeden her işlem ölçeklendirilebiliyor.
- Rekabet Avantajı
RPA, yukarıda belirttiğimiz bütün bu avantajları buluşturan bir teknoloji. Her türlü kaynaktan tasarruf etmenizi sağlıyor, dijital dönüşümün önemli bir ayağını oluşturuyor.
Bu kazanımlar sayesinde farklı sektörlerden farklı operasyon hacimlerine sahip firmalar kayda değer bir rekabet avantajı elde edebiliyor.
Gartner’ın anketine göre kullanıcılarının %66’sı RPA araçlarından memnun veya çok memnun olduklarını belirtiyor, %90 gibi büyük bir çoğunluğu da RPA’yı meslektaşlarına tavsiye edebileceklerini söylüyor.
Farklı Sektörlerde ve Departmanlarda RPA Entegrasyonu
Robotik otomasyon altyapısı birçok farklı sektörün cankurtaranı rolünü üstleniyor. Sektörlerin özel ihtiyaçlarına göre RPA araçlarının görevleri değişiklik gösteriyor.
İnsan Kaynakları
İnsan kaynakları, bir işletmenin iç dinamikleri açısından önemli bir departman. Tekrar eden işleri, öğrenme mekanizması sayesinde RPA üstlenebiliyor.
- Çalışan Veri Yönetimi: İşletme çalışanlarının verilerini ve bilgilerini yönetme ve güncellemede kullanılıyor.
- İşe Alım Süreçleri: Çalışan adayların taramasını yapıyor. Ön eleme yapabiliyor ve mülakat takvimini ayarlıyor.
- Bordro İşlemleri: Çalışanların hesaplarını ve ödemelerini otomatikleştiriyor.
- Eğitim Programları: İşletme çalışanları için eğitim programlarının takvimini ayarlayabiliyor. Katılım takibi yapabiliyor
Finans ve Muhasebe
- Faturaların İşlenmesi: Faturaların girişini ve doğrulanmasını otomatikleştiriyor. İşlem süresi kısalıyor. İnsan hatasını azaltıyor.
- Mali Mutabakat: Hesaplamaların doğruluğunu kontrol ediyor ve raporluyor.
- Bordro İşlemleri: Çalışan maaşları ve bordroyla alakalı bütün işlemleri otomatikleştiriyor. Kayıt altına alıyor.
- Vergi Beyanları: Vergilerin raporlanma ve beyan edilme süreçlerini otomatikleştiriyor.
Lojistik
- Envanter Yönetimi: Stok takibi yapıyor. Otomatik yenileme siparişleri veriyor.
- Sipariş Takibi: Siparişler alıyor, işliyor ve sevkiyatını planlayabiliyor.
- Tedarik Yönetimi: Tedarik ilişkilerini yönetiyor ve performans değerlendirmesi yapıyor.
- Nakliye Süreç Yönetimi: Kargo ve nakliye süreçlerinin takibini ve raporlamasını yapıyor.
Sağlık Sektörü
- Hasta Kaydı: Hastaların tıbbi kayıtlarını tutuyor. Otomatik güncellemeler yapıyor.
- Randevu Takibi: Hasta randevularının takvimini ayarlıyor ve takibini yapıyor.
- Veri Analizi: Hastaların sağlık verilerini analiz ediyor ve raporluyor.
- Fatura İşlemleri: Sigorta taleplerini işliyor ve faturalandırma yapıyor.
Müşteri Hizmetleri
- Destek Talepleri: Destek taleplerini ve şikayetleri otomatik olarak işliyor.
- Veri Güncellemesi: Müşteri bilgilerini ve hesaplarını güncelliyor.
- Sıkça Sorulan Sorular: Sorulara otomatik yanıtlar verebiliyor.
- Sipariş Takip: Alınan siparişlerin takibini yapıyor ve müşterilere bilgi veriyor.
Bu sektör ve departmanların dışında da RPA oldukça geniş bir kullanıma sahip.
- E- Ticaret Firmaları
- Telekomünikasyon ve Teknoloji Firmaları
- Sigortacılık
- Bankacılık
- Enerji ve Kamu
- Sanayi ve Üretim Departmanları
gibi sektörler de RPA’nın faydalarından yararlanıyor.
Sonuç Olarak
Günümüzde yapay zeka, veri analizi ve internet altyapı teknolojileri hızla gelişiyor. RPA gibi teknolojilerin de gelişme hızı katlanıyor.
RPA teknolojisi, iş süreçlerini daha verimli ve akıllı hale getiriyor. Bu teknolojinin bugün sunduğu kolaylıklar kadar, gelecekte yaratacağı fırsatlar da iş dünyasında büyük bir heyecan uyandırıyor.
RPA düşük maliyetlerle büyümeyi amaçlayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için de oldukça avantajlı.
Dijital dönüşüm sürecine dahil olmak ve fark yaratmak isteyen işletmeler için RPA, anahtar çözüm niteliğinde.
