BPM Nedir, Farklı Sektörlerde Hangi Amaçlarla Kullanılır?

BPM (business process management), işletmelerin tüm süreçlerini uçtan uca yönetmelerini ve düzenlemelerini sağlayan bir yönetim stratejisi. İş süreçleri yönetim sistemleri işletmelere birçok açıdan avantaj sağlıyor ve sürdürülebilir büyümeyi kolaylaştırıyor.

BPM’in nasıl ve hangi amaçlarla kullanıldığına, farklı sektörlerdeki kullanım alanlarına ve sunduğu avantajlara göz atalım.

BPM Nedir?

Business Process Management, işletmelerdeki bütün operasyonların süreçlerinin analiz edilmesini ve optimize edilmesini kolaylaştırıyor. Aynı zamanda süreçleri belgelendirmeye ve tekrarlayan görevleri otomatikleştirmeye yarıyor. İşletmelerin büyüme hedefleri doğrultusunda süreçlerin yeniden tasarlanması ve kolay yönetilmesi için büyük kolaylıklar sağlıyor.

Firmaların belirledikleri hedefler doğrultusunda yürüttükleri her faaliyete iş süreci deniyor. Her departmanın faaliyetleri birleşerek işletmenin bütün iş sürecini oluşturuyor. Bu faaliyetler çok adımlı oluyor ve departmanlar arasındaki iletişime bağlı yürüyor. Doğru bir süreç yönetimi sistemi ile işler birbiriyle uyum içerisinde, aksamadan yürütülebiliyor.

BPM Kullanımının 7 Avantajı

BPM, dijitalleşen iş dünyasında insan kaynakları ve teknolojinin sağladığı avantajları birleştiriyor. Çalışma verimliliğini arttırırken maliyetleri de düşürmeyi hedef alıyor. Kapsamlı bir BPM uygulaması ile bir işletmenin çalışan performansı, maliyet hesabı, verimlilik oranı ve müşteri memnuniyeti gibi birçok alanı optimize edilebiliyor. Gelin bu avantajlara yakından bakalım.

1. Maliyet Tasarrufu ve Zaman Yönetimi

BPM kullanımı, tekrar eden çoğu işi otomatikleştiriyor. Tekrarlayan birçok işin otomatikleştirilmeden ilerletilmesi hem çalışan verimliliğini düşürüyor hem de kaynak israfına neden olabiliyor.

BPM ile birlikte gereksiz adımlar ortadan kaldırılıyor. Çalışanların daha yaratıcı işlere eğilebileceği zaman yaratılıyor. İş verimliliği artarken çalışan memnuniyeti de yükseliyor. Aynı zamanda kaynaklar çok daha verimli kullanılıyor, israf önleniyor. Yapılan bir ankete katılanların %51’i BPM otomasyonlarının maliyet tasarrufuna yardımcı olduğunu söylüyor.

2. Standardizasyon ile Tutarlılık Sağlanması

BPM ile işletme içinde bulunan her departmanın görev tanımları, bu görevlerin birbirleri ile ilişkileri standartlaştırlıyor. Standart iş yönetimi, tutarlı ürün veya hizmet sunumunu sağlıyor. Böylece bir marka kalitesi oluşturuluyor veya daha kolay sürdülüyor.

3. Sağlıklı Müşteri Deneyimi

Tüm süreçlerin optimize edilmesi ve otomatikleştirilmesiyle müşterilerin talepleri çok daha hızlı şekilde alınabiliyor ve karşılanabiliyor. Müşteri iletişim süreçlerinin tamamının takip edilmesi, hizmet kalitesine önemli bir katkı sağlıyor.

4. İzlenebilirlik

İzlenebilirlik, bir işletmenin sağlıklı büyüyebilmesi için en önemli etken sayılabilir. BPM bir işletmede yürüyen tüm süreçlerin baştan sona görünür olmasını sağlıyor. Böylelikle  işletmedeki veya departmandaki süreçlerin kimler tarafından nasıl yönetildiği görünür kılınıyor. Şeffaflıkla yürüyen süreçlerde oluşabilecek kriz durumları kolaylıkla yönetilebiliyor.

5. Risk Yönetimi

BPM, standartlaştırılmış süreçlerle birlikte şirket politikalarına ve yasal düzenlemelere tam uyumu kontrol altına alıyor. Operasyonel risklerin minimuma inmesini sağlıyor. BPM uygulamaları kullanan işletmelerin en az %40’ı operasyonel hataların azaldığını ve daha sağlıklı kararlar alabildiklerini söylüyorlar. Geriye dönük ya da standart denetimlerin gereksinimlerini kolay karşılanabilir hale getiriyor.

6. Performansların Ölçülmesi ve İyileştirilmesi

Dijital dokümantasyon ve süreç yönetimi, yöneticilerin anlık takip yapabilmesine olanak sağlıyor. Böylece verimliliğin artırılabileceği yerler hızlı bir şekilde tespit edilebiliyor. İyileştirmeye yönelik aksiyonlar hemen alınabiliyor.

7. Karar Verebilme ve Esneklik

BPM’in bir parçası olan süreç analizleri sayesinde kaynak kullanımları optimize edilerek stratejik karar alma süreci kolaylaşıyor.

BPM ile iş süreçlerinin yönetiminin iyi kurgulanabilmesi ve hızlı kararlar alınabilmesi, değişen koşullara maksimum adaptasyonu sağlıyor. 

Fakat BPM çözümleri uygulanırken verimliliğin düşmesine neden olabilecek bazı basit hatalardan kaçınılması gerekiyor. BPM uygulanırken, profesyonel süreç tasarım ekiplerinin oluşturulması gerekiyor.

Mevcut süreçlerin analizi doğru şekilde yapılmalı, süreçlerin verimliliğini artıracak düzenlemeler analizler doğrultusunda tasarlanmalı. Tüm departmanlarla iletişim sağlıklı bir şekilde kurulmalı. BPM adımlarının nasıl doğru uygulanacağına bakalım.

BPM Nasıl Uygulanır?

Doğru bir süreç yönetimi ve sağlıklı büyümenin sağlanabilmesi için BPM, beş adımda uygulanabilir. Bu adımları yakından inceleyelim.

Analiz Süreci

İlk adımda işletmenizin mevcut işleyişini analiz etmelisiniz. İş yerinizdeki bütün departmanların işleyişlerinde aksayan noktaları, darboğazları veya doğru şekilde işleyen süreçleri belirlemelisiniz. Böylece hem departmanlar içinde hem de bütünsel olarak sorunlarınızı ve avantajlarınızı keşfetmiş oluyorsunuz.

Süreçler departmanlar ve bölümlere atanabilir fakat işleyişte birbirinden etkilenen süreç akışları olduğu için ekiplerin birlikte çalışması ve analizin her açıdan değerlendirilerek oluşturulması çok kritiktir.

Model Oluşturma

Analiz ettiğiniz verilere dayanarak işletmenizdeki işleyişi iyileştirmeye yarayacak çözümler üretmelisiniz. Her bir departman ve işletmenizin bütünü için ideal işletme yöntemlerini modellemelisiniz.

Modelleme yapılırken aktivitelerden sorumlu kişiler/gruplar tanımlanmalı, girdi ve çıktı bilgileri eklenmelidir. Karar alıcılar ve karar alma aşamaları net bir şekilde tanımlanmalıdır.

Süreç akışının nasıl ilerleyeceği, hangi şartlarda hangi statüye geçirilmesi gerektiği gibi kritik kararlar modelleme sürecinden uygulama sürecine akmaktadır.

Uygulama Süreci

Modellediğiniz senaryoları hayata geçirdiğiniz aşama burası. Mevcut çalışma düzeninde değişiklik yapılması ve bu değişikliğin tüm paydaşlar tarafından uygulanabilir olması çok kritiktir. Yeni süreç modelleri için gerekiyorsa çalışanlarınıza ilgili eğitimleri sağlamalısınız. Bu aşamada hangi işleyişlerin ne amaçla değiştiğini kayıt altına almalısınız.

İş süreçlerinizde uygulama kriterleri ve zamanlayıcı tetiklemeleri önem arz eder.

İş kuralları ve robotik süreç otomasyonu ile uygulama süreci çok net bir şekilde tanımlanabilir.

Takip Süreci

Bu aşamada uyguladığınız yeni yöntemlerin performansını gözlemlemelisiniz. Süreç içerisinde işleyişinizin verilerini toplamalısınız. Takip edilmesi planlanan süreçler için performans hedefleri belirlenmeli ve hedefler ölçülebilir metriklerden beslenmelidir. Hedeflediğiniz verimliliğe erişip erişemediğiniz takibini yapmalısınız.

Dashboard oluşturmak sürecin tüm paydaşlar tarafından takibini kolaylaştıracaktır.

Optimizasyon ve Otomasyon Süreci 

BPM, sürekliliği olan bir uygulama. Değişen süreçlere ayak uydurmalı ve düzenli iyileştirmeler uygulamalısınız. Sürekli iyileştirme yapan ve verimlilik yükseltmeyi hedefleyen firmalarda süreçleri gözden geçirme belirli periyotlarda yapılabileceği gibi aynı zamanda kritik projeler öncesinde de yapılabilir. Tekrar eden görevleri otomatikleştirerek zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlamalısınız.

BPM’in Farklı Sektörlerdeki Kullanım Alanları

BPM uygulamaları, hızla değişen piyasa koşulları ve dijitalleşen dünyada her işletme için büyük avantajlar sunuyor.

Departmanlar arası iletişim kopukluğu, manuel görevlerin fazla zaman ve kaynak tüketmesi, müşteri memnuniyetsizliği gibi olumsuzlukları en aza indirmek isteyen herhangi bir işletme için büyüklüğü veya sektörü fark etmeksizin BPM en mantıklı çözüm olarak karşımıza çıkıyor.

Üretim sektöründeki bir işletmenin envanter takibi, kalite kontrol süreçleri, bakım yönetimi ve tedarik zinciri BPM otomasyonları ile kolayca yürütülebiliyor.

Finans sektöründe bütçe kontrolleri, satın alma süreçleri, fatura onayları, ödeme süreçleri dijitalleşiyor ve BPM ile standartlaşarak takibi ve yönetimi kolaylaşıyor.

Hizmet sektöründeki bir işletmenin müşteri ilişkileri BPM ile takip edilebiliyor. Müşteri memnuniyeti değerlendirmelerinde, satış öncesinde, sırasında ve sonrasındaki müşteri hizmetlerinde, talep ve şikayet takibinde BPM otomasyonu kolay takip hizmeti sunuyor. Müşteri memnuniyetinde ve çalışanların verimliliğinde yükselme sağlıyor.

Ayrıca insan kaynaklarına bağlı izin yönetimi, çalışan eğitim süreçleri, işe alım ve performans değerlendirmeleri gibi süreçler dijitallleştirilerek optimize ediliyor. Hem çalışan deneyimi iyileşiyor, hem de insan kaynakları departmanlarının iş yükü azalıyor.

BPM, dokümantasyon ve arşivleme süreçlerini de büyük oranda optimize ediyor. Kurumsal belge oluşturulmasını, onay ve arşiv süreçlerini dijital ortama taşıyarak hem gereksiz kağıt kullanımının önüne geçiyor hem de takip süreçleri kolaylaşıyor.

Sonuçta

İş süreçlerini optimize etmek isteyen her işletmenin BPM çözümleri kullanması büyük verimlilik ve tasarruf sağlıyor. İşletmelerin değişen iş koşullarındaki rekabet gücü artırıyor. Süreçlerin etkin yönetilmesi, kaynak tasarrufu ile birlikte sürdürülebilir büyümenin yolundaki taşları döşüyor.

BPM, işletmelerin izlenebilir operasyonlar yönetebilmesi ve sürdürülebilir büyümeyi yakalayabilmesi için destekleyici bir yapıdır. Otomasyon yazılımları ile beraber kullanıldığında süreçlerin takibi, analizi ve yönetimi kolaylaşmaktadır.

Günümüzün iş dünyasında dijitalleşme süreçlerine ayak uydurmak artık bir zorunluluk. Her ölçekten ve sektörden işletmeler için BPM yazılımları, süreçlerin verimliliğini arttırmaya olanak sağlıyor. 

Siz de BPM yazılımları kullanarak işletmenizin rekabet gücünü artırabilir ve sürdürülebilir büyüme yolunda sağlam adımlarla ilerleyebilirsiniz.